Trésorerie : Bien gérer son officine

En 2023, la rentabilité de la pharmacie risque d’être confrontée à un effet ciseau : baisse de l’activité liée à la pandémie du Covid-19 et hausse des frais de personnel, des taux d’intérêt, des frais généraux, etc. En prévision, les titulaires doivent revoir de plus près leur gestion.

En pharmacie comme dans le commerce, bien gérer son entreprise passe d’abord par une bonne gestion des stocks. Poste important du bilan comptable d’une pharmacie, le stock doit obligatoirement se situer entre le minimum indispensable qui déclenche la commande et le maximum. Dépasser le niveau minimal peut présenter un certain nombre d’avantages (qualité du service rendu, satisfaction client, fidélisation, développement du chiffre d’affaires, etc.), surtout au moment où les pénuries de médicaments s’aggravent. Néanmoins, pour juger de l’impact réel d’un stock élevé sur sa rentabilité, il faut être capable de peser les pour et les contre, les inconvénients étant principalement l’encombrement et le coût financier du maintien du stock (hors médicaments remboursables).

Il n’est pas forcément opportun d’avoir un montant de remise de fin d’année (RFA) si cela doit coûter à l’entreprise d’être à découvert toute l’année. D’autant plus que le stock a tendance à augmenter avec l’inflation actuelle.

« Un surstockage mal calibré peut engendrer des pertes financières en cas de sinistre ou de produit périmé. Il faut bien cibler les produits que la pharmacie va acheter en grande quantité et stocker pendant plusieurs mois. D’ailleurs, cette stratégie doit se cantonner seulement aux produits à forte rotation », conseille Thomas Grosse, expert-comptable du cabinet Extencia.

En 2023, plus encore que les années précédentes hors inflation, la politique d’achat doit intégrer les options commerciales, la capacité financière et les notions de coût.

Traquer les retards de paiement ou les impayés

Si l’optimisation des stocks permet de requinquer la trésorerie, ce n’est pas le seul levier à actionner. Une gestion rigoureuse du poste clients et des impayés permet aussi de récupérer de l’argent. Les tensions sur les revenus imposent de renforcer la vigilance sur les crédits clients, le respect des délais de paiement entre professionnels et l’envoi immédiat des factures (par mail).

Par principe, le délai de paiement est fixé au 30eme jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Mais ce délai peut être allongé, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation (ou 45 jours fin de mois), s’il est précisé au contrat. En matière de délais de règlement clients, il faut avoir à l’esprit l’éventuel décalage entre ce que prévoient les conditions générales de vente (CGV) et les délais réellement accordés. « Si le pharmacien tarde à envoyer sa facture, le crédit client augmente. Plus le délai de paiement est réduit et plus on évite l’augmentation des encours clients », explique Joffrey Blondel, directeur financement et gestion de l’officine de CERP Rouen groupe Astera.

Il faut également faire la relance dès le jour de l’échéance, avec les intérêts de retard et sans oublier l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.

+3,3 % c’est l’évolution de la marge hors taxe des pharmacies en cumul annuel mobile en 2022 versus 2021 (hors Covid-19).

Source : FSPF 28 Pharmacien MANAGER

« Opter pour la location de matériel permet d’investir sans immobiliser de capitaux. » Joffrey Blondel (CERP Rouen, groupe Astera)

Répercuter les hausses tarifaires des labos. Ne pas augmenter ses tarifs ou rogner sur ses marges, c’est prendre le risque de mettre en danger la trésorerie de l’entreprise. À plus forte raison en période de crise, le pharmacien doit raisonner en termes de marge (et non de chiffre d’affaires) et assurer une veille concurrentielle étroite.

Un tableau de bord sur les prix et les marges doit permettre de repérer les segments d’activité et les produits. générant le plus de profit sur lesquels il est possible de répercuter partiellement les hausses tarifaires des laboratoires. Il faut privilégier une approche différenciée, sans abuser du coefficient multiplicateur sur les nouveaux prix d’achat, afin de ne pas heurter la sensibilité au prix des consommateurs (lire encadré ci-dessous).

Louer son matériel plutôt que l’acheter.

Avec un emprunt classique, la déductibilité des intérêts est plus élevée depuis la remontée des taux. Mais attention ! Un crédit, quoique judicieux sur le plan fiscal, peut être refusé en raison d’un endettement global trop élevé. La location du matériel, avec option d’achat (LOA ou crédit-bail) ou longue durée (LDD), peut être une alternative intéressante à l’achat avec emprunt, en période de hausse des taux. « Si les pharmaciens retiennent cette option, il faut qu’ils se décident rapidement, car les taux des contrats de location financière sont moins vite indexés sur les taux directeurs (avec un, deux ou trois mois de retard) que les taux bancaires », annonce Joffrey Blondel.

Il voit trois avantages à cette technique de financement :

« Sa mise en place est rapide. Elle permet à l’entreprise d’investir sans immobiliser de capitaux. Enfin, les loyers sont inscrits en charges d’exploitation et déductibles du résultat fiscal, par conséquent ils n’alourdissent pas le passif du bilan. »

En outre, l’intérêt de la LDD repose sur les aspects non financiers du contrat (qualité du contrat de maintenance, avantage d’avoir constamment un bien en état neuf, etc.). Une bonne gestion de ses contrats consiste à les suivre, à savoir
combien coûte un matériel et combien il rapporte à l’entreprise. Autrement dit, considérer l’usage et la rentabilité du matériel et non la charge uniquement.

Réduire ses factures d’électricité.

À la suite des annonces de la Première ministre Élisabeth Borne, le 4 janvier 2023, les entreprises qui bénéficiaient déjà en 2022 du bouclier tarifaire sur l’électricité et le gaz (moins de 10 salariés, chiffre d’affaires inférieur à 2 M€ et un compteur électrique d’une puissance inférieure à 36 kVA), continueront à en bénéficier en 2023. Pour la partie électricité, le bouclier tarifaire, qui permet de contenir la hausse des prix de l’électricité à 15%, est entré en vigueur le 1er février 2023 et ce jusqu’au 31 décembre 2023.

Concernant le gaz, le bouclier tarifaire à 15%, effectif depuis le 1er janvier 2023 ne devrait lui courir que jusqu’au 30 juin 2023, date à laquelle les tarifs régulés du gaz disparaîtront, car « contraires au droit de l’Union européenne ». Pour les très petites entreprises (TPE) non éligibles au bouclier tarifaire, le dispositif d’amortisseur d’électricité a été modifié depuis l’annonce du 6 janvier 2023 de Bruno Le Maire, ministre de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique. En effet, les fournisseurs ont garanti à toutes les TPE qu’elles ne paieraient pas plus de 280 euros/MWh en moyenne d’électricité en 2023. Mais, il y a deux conditions à satisfaire: cette aide est accessible aux TPE qui ont renouvelé leur contrat de fourniture d’électricité au second semestre 2022 et qui ne bénéficient pas du tarif de vente réglementé. Si les TPE répondent à ces deux critères, elles doivent remplir un formulaire indiquant qu’elles souhaitent une renégociation de leur contrat d’électricité, et le renvoyer à leur fournisseur d’électricité.

HAUSSE DES PRIX: LES RÉPERCUTER EST UN SAVANT CALCUL
Afin d’anticiper l’impact d’un changement de prix tout en maintenant sa marge, il faut que : N1 x M1 = N2 x M2. Si (N1) est le nombre de ventes réalisées en 2022 et (M1) la marge 2022 et si (N2) est le nombre de ventes prévues en 2023 et (M2) la marge 2023. Cette année, un pharmacien qui décide de rogner sur sa marge (M2) sans augmenter le prix de vente du produit (malgré un prix d’achat plus élevé), devra vendre une plus grande quantité de produits s’il veut néanmoins garder le même profit. Pour déterminer son prévisionnel de ventes en volume, il faut que : N2 = N1 x M1/M2.