Quels sont les indicateurs clés à surveiller ?

Piloter son activité : Quels sont les indicateurs clés à surveiller pour mon entreprise ?

Il est difficile de conduire une voiture dans un brouillard épais. L’impossibilité de desseller les obstacles à venir rend la pratique dangereuse.

La gestion d’une entreprise est en adéquation avec cette métaphore. Un dirigeant se doit d’anticiper, de piloter et de corriger afin de maintenir sa société en bonne santé, à l’aide d’indicateurs clés.

Pourquoi remplir des tableaux de bord ? 

Comment prendre les bonnes décisions ? Il vous faudra nécessairement des indicateurs clés qui vous permettront de vous organiser. Afin de les suivre, l’utilisation de tableaux de bord vous donnera une vue d’ensemble de la santé de votre entreprise.

Ils sont essentiels pour éviter les mauvaises surprises notamment les problèmes de trésorerie. Grâce à eux, vous allez pouvoir suivre l’évolution de vos objectifs et définir vos moyens humains et financiers pour y arriver.

N’est-ce pas le rôle de mon expert-comptable ? 

Vous venez de reprendre votre officine. Votre expert-comptable a réalisé un business plan qui vous a permis de valider votre projet avec un établissement bancaire.

Ce document se doit de structurer votre activité. Par contre, les données présentes dans ce document vont évoluer. La vérité d’un jour n’est pas toujours celle du lendemain. Il vous faudra donc établir de nouvelles estimations prenant en compte les données actualisées de l’entreprise.

Votre expert-comptable est l’un de vos co-pilotes. Il est présent pour valider vos comptes et vous orienter dans les bonnes directions.

Il n’est en aucun cas le dirigeant de l’entreprise. Vous êtes le pilote. C’est vous qui avait une obligation de résultat et non de moyen. Il est donc de votre rôle d’établir vos tableaux de bord de gestion. Bien entendu, demander l’avis de vos conseils est indispensable pour prendre de la hauteur sur vos outils.

Quels indicateurs clés ? Quels tableaux de bord ?

Votre projet s’organise autour de différents objectifs que vous vous êtes fixés comme pour exemple : développer un domaine d’activité de l’officine pour accroître le chiffre d’affaires ou organiser un plan de formation pour votre équipe afin d’améliorer les conseils dispensés et donc augmenter sa marge brute.

Afin de suivre votre évolution, vous allez avoir besoin de tableaux de bords généralistes.

1- Tableau de bord financier mensuel

Cet élément vous permettra de suivre la dynamique de votre officine :

Nombre de jours d’ouverture dans le mois

Chiffre d’affaires global

Chiffre d’affaires réglé par le Tiers Payant

Montant des impayés en attente de règlement

Marge brute global (MBG)

Trésorerie en fin de mois

État du stock (en valeur)

Ces données sont les plus généralistes. Elles vous permettront de vous rendre compte d’une baisse d’activité ou d’une baisse de rentabilité notamment. Vous pourrez rapidement intervenir et mettre en place des actions correctrices.

2- Tableau de bord de vente

Chiffre d’affaires par taux de TVA

Marge brute par taux de TVA

Chiffre d’affaires représentant la vente de médicament >1930€ où la marge est très faible. Cet élément peut booster artificiellement votre exercice.

Fréquentation mensuelle

Fréquentation journalière moyenne sur le mois

Nombre ETP aux comptoirs

Panier moyen avec et sans ordonnance

Ce tableau de suivi va vous permettre de suivre avec plus de précision, l’évolution de vos orientations stratégiques. Pour exemple, cela peut être le développement de votre rayon parapharmacie, la réorganisation de la zone d’attente autour de l’OTC ou l’organisation de formation dans un domaine particulier.

Tous les éléments se trouvent soit au sein de votre logiciel de gestion officinal ou des documents de votre expert-comptable. Il est préférable de prendre la marge brute de votre expert-comptable. Faites également attention à la fréquentation qui pour certains logiciels se comptabilisent en nombre de factures réalisées et non en nombre de patients servis.

Et la gestion de l’équipe dans tout cela ? 

Pour que vos ratios financiers évoluent, il faut que votre équipe soit performante. Un bon management s’organise autour d’objectifs dits SMART : « Spécifique, Mesurable, Atteignable, Relevant (ou Pertinent) et Temporellement ».

Il n’est donc pas négatif de mesurer le niveau de service de votre équipe avec des chiffres.

Les indicateurs clés en ressources humaines

• Nombre d’heure de présence par mois et répartition pour chaque tâche au sein de l’officine

• Nombre d’ordonnances dispensées & Nombre d’erreurs de délivrance commises
• Panier moyen ordonnance et hors ordonnance Il est important de faire attention pour cet indicateur. L’objectif n’est pas de transformer votre équipe de professionnels de santé en une équipe de « vendeurs ». Cet élément va vous permettre de déceler des membres de l’effectif qui ne proposeraient peu voire pas de conseils associés à l’ordonnance du médecin ou qui ne répondraient pas suffisamment aux demandes spontanées de vos patients.
• Nombre de patients servis. De la même façon que l’indicateur précédent, l’objectif n’est pas de « robotiser » votre équipe. Il vous permettra d’analyser le rythme de chacun et d’organiser les roulements d’effectif aux comptoirs afin d’avoir un délai d’attente réduit.
• Nombre de formations réalisées

Le but de ce tableau est d’homogénéiser au maximum le niveau de service de votre officine et de mesurer le niveau d’implication de vos collaborateurs. Vous pouvez par ailleurs réaliser des enquêtes de satisfaction annuelles ou avec une fréquence plus importante afin de connaître la perception de vos patients à votre égard.

En fonction des responsabilités de chacun, il est possible d’agrémenter votre tableau de suivi d’indicateurs plus spécifiques. (Notamment pour la mise en place des nouvelles missions du pharmacien).

Des outils pour piloter l’activité de mon officine

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