Organiser sa première journée à l’officine pour un pharmacien titulaire

Le grand moment est arrivé. Il est l’heure d’ouvrir mon officine. Mais ai-je bien tout anticipé ? Comment cette première journée dans ma pharmacie va-t-elle se passer ?

Moment stimulant et effrayant, le premier jour en tant que pharmacien titulaire est un évènement inoubliable.

Afin de le rendre positif, il est primordial de le préparer en amont et de ne pas arriver les mains dans les poches en espérant que tout se passera bien. Reprendre une pharmacie ou ouvrir une pharmacie est un projet qui se prépare et s’anticipe en tant que pharmacien d’officine.

Suivant le profil du cédant, vous avez la possibilité d’intégrer l’officine avant votre démarrage : la meilleure solution pour commencer avec sérénité.

Dans le cas où vous n’avez pas eu la possibilité d’être dans la pharmacie avant le jour J, voici la feuille de route et nos conseils pour une journée de reprise idéale.

Conseil 1 : Gérer son inventaire d’officine pour bien démarrer

Il est important de définir un prestataire externe afin de valider l’inventaire du stock de l’officine. Cet inventaire doit se dérouler, lorsque l’officine est fermée, la veille de votre jour de reprise.

Plusieurs éléments sont à prendre en compte et à valider avec votre avocat :

Il est important d’encadrer, dans l’acte de vente de la pharmacie, la valeur stock de l’officine. Un stock doit avoisiner les 10% du chiffre d’affaires. Un surstock peut poser des problèmes pour votre financement initial.

Un stock trop bas peut quant à lui générer des problèmes de disponibilité produits. L’enregistrement en tant que client au sein d’un laboratoire pharmaceutique peut prendre jusqu’à 3 semaines. Votre premier mois peut donc être compliqué si vous n’avez pas suffisamment de marchandise dans les rayons. Les grossistes pourront vous dépanner mais votre rentabilité en sera pour autant diminuée par rapport à des commandes passées directement aux laboratoires pharmaceutiques.

Les produits périmés ou périmables sont retirés du stock à 6 mois de la date péremption. Ces produits doivent malheureusement partir en destruction. Or avec une date de péremption supérieure à 3 mois, ils pourraient être vendus. Il est donc intéressant de voir avec le cédant s’il est possible de les donner à diverses associations.

Conseil 2 : Anticiper l’administratif de votre officine

Vous avez levé les conditions suspensives notamment l’obtention de votre crédit bancaire. Le conseil de l’ordre des pharmaciens vient de finaliser votre inscription au tableau A en tant que futur pharmacien titulaire. Comment s’occuper avant le jour J ?

Assurer sa pharmacie

Il est indispensable d’assurer votre officine sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir. Quasiment toutes les compagnies d’assurance proposent des contrats. Il est important de bien encadrer les conditions d’indemnisation de votre stock en cas de sinistre.

Pensez également à assurer vos collaborateurs lors des livraisons de médicaments à domicile chez les patients.

Rassembler les codes d’accès de la pharmacie

Le digital prend une place très importante dans le quotidien d’une officine. Votre prédécesseur a créé de nombreux comptes nécessitant un mot de passe pour y accéder. Avec un peu de chance, il les aura regroupés au sein d’un document. Si ce n’est pas le cas, prenez du temps avec lui pour faire le tour des différentes plateformes (boîte mail, prestataires, fournisseurs…). N’oubliez pas également le code de l’alarme anti-intrusion.

Assurer les remboursements : Organismes d’assurance maladie obligatoires et complémentaires

Carte CPS et cartes CPE pour faire bénéficier vos patients du tiers payant

Afin de faire bénéficier du tiers payant à vos patients, il vous faut avoir signé une convention avec les organismes d’assurance maladie obligatoire. Des cartes vous seront attribuées et vous permettront de faire fonctionner vos lecteurs de carte vitale:

– La carte CPS, nominative pour chaque pharmacien diplômé de l’officine. Le numéro d’une seule d’entre elles sera la référence pour la pharmacie. Elle devra être reliée à l’ordinateur responsable de la télétransmission.

– Les cartes CPE qui complètent la carte CPS. (pour tous les autres postes informatiques reliés à un lecteur vitale).

Il est important de prendre en compte le délai de réception de ces cartes. Il est au minimum d’un mois en sachant que vous avez besoin d’être inscrit au tableau A pour en faire la demande.

Attention : Pas de carte CPS = Pas de tiers payant

Organisme concentrateur technique

Vous avez besoin d’adhérer aux services d’un concentrateur technique qui permet de structurer les échanges électroniques entre les divers organismes d’assurance maladie obligatoires, complémentaires et votre logiciel de gestion officinal.

Relation avec les mutuelles

En reprenant une officine, les références administratives sont modifiées (potentiellement le numéro SIRET, les dirigeants, les coordonnées bancaires).

Vous avez donc l’obligation de communiquer toutes ces nouvelles informations à l’ensemble des acteurs y compris les mutuelles. C’est un travail très chronophage qui peut être compressé par un service mis à disposition par les concentrateurs qui feront le travail à votre place.

Conseil 3 : Gérer ses relations fournisseurs et prestataires en amont

1. Prestataires

La pharmacie est en partenariat avec de nombreuses entreprises sous la forme de contrat. Les principaux sont :

• Le contrat d’électricité
• Les contrats de communication (téléphonie et internet)
• L’éditeur de logiciel métier
• Le contrat permettant la mise à jour des cartes vitales
• Le contrat avec les lecteurs de carte bancaire

Les secondaires vont être différents d’une entreprise à une autre : maintenance de la climatisation, des portes automatiques, du robot de délivrance, de l’alarme, ménage…

Il est indispensable d’étudier les contrats prioritaires avant l’ouverture de votre officine. Pour exemple, sans l’intervention de l’éditeur de logiciel métier le matin de votre démarrage, vous ne pourrez pas travailler.

2. Fournisseurs

Chaque fournisseur vous demandera votre extrait de Kbis et votre RIB afin de vous ouvrir un compte chez lui. Une fois les documents envoyés, la validation de votre dossier peut prendre jusqu’à 3 semaines (Exemple : Sanofi). Vous devrez attendre jusqu’à 1 mois pour pouvoir travailler avec certains fournisseurs. Il est donc indispensable d’anticiper au maximum les inscriptions auprès des fournisseurs.

Conseil 4 : Préparer vos outils personnels

• La boite mail : Il est très difficile de reprendre la boite mail d’un ancien dirigeant. Suivant son organisation, des mails publicitaires non spécifiques à l’officine peuvent vous déranger au quotidien. Le plus simple est de créer une voir plusieurs adresses afin de vous faciliter la tâche. N’oubliez pas que les mails détenant des données médicales doivent être transmis par l’intermédiaire de solutions spécifiquement protégées. (Les adresses Gmail ou Outlook ne sont pas adéquates vis-à-vis de la réglementation)
• Un agenda : Trouvez un agenda qui s’associe à votre adresse mail afin de rassembler le maximum de données au sein du même outil.

• D’autres documents sont intéressants à travailler en amont comme un tableau de suivi de caisse, un tableau de suivi d’indicateurs clés de performance, un outil de planning d’équipe, un cloud pour centraliser vos documents…

Conseil 5 : Appréhender les spécificités matérielles de l’officine

Plus tôt vous appréhender les spécificités de l’officine, plus tôt vous serez à l’aise. Les locaux d’une officine ont des éléments qu’il est important de connaître :

• Compteur électrique (notamment l’éclairage)
• Compteur d’eau
• Le système de chauffage
• Croix de l’officine
• Alarme
• Robot de délivrance
• Frigo et sondes de suivi des températures
• Préparatoire et registres
• Coffre des stupéfiants

Si votre prédécesseur n’est pas propriétaire des locaux, il est intéressant de prendre contact avec votre futur bailleur afin de le rencontrer.

Anticipez également les caisses de monnaie de l’officine. Faites le point avec votre prédécesseur afin de débuter avec des réserves de pièces de monnaie. Cela vous évitera un aller-retour désagréable à la banque dès votre premier jour.

Conseil 6 : Les ressources humaines

Vous devez pouvoir prendre contact avec vos futurs collaborateurs, adjoints et préparateurs avant votre premier jour de reprise afin de faire connaissance. Il peut être intéressant d’organiser un moment convivial en présence du cédant.

L’objectif est de rassurer votre équipe et de fluidifier la courbe du changement qui peut être longue pour certains. Par contre, il n’est pas encore l’heure de présenter votre projet professionnel. Ce moment doit rester un moment d’échange et ne pas devenir une réunion de travail.

Bien se préparer, pour mieux gérer les problèmes à l’ouverture de l’officine

Après l’ouverture de votre pharmacie, la résolution des problèmes du quotidien va prendre la majeure partie de vos journées, surtout la première année. Dans la vie d’un entrepreneur, le temps joue contre vous. Les journées sont toujours trop courtes pour réaliser tout ce que l’on a à faire.

Sans préparation, votre démarrage va être difficile pour toutes les parties prenantes : vous bien entendu mais surtout vos collaborateurs et vos patients.

N’attendez donc pas le dernier moment mais démarrez le plus tôt possible en vous aidant de notre liste non exhaustive. Si vous avez besoin de conseils pour préparer votre installation, n’hésitez pas à nous contacter.

Si vous lisez cet article et que vous hésitez encore à vous installer… le titulariat est une aventure humaine qui mérite d’être vécue. Vous ne le regretterez pas si vous faites le choix de ne pas négliger votre accompagnement dans l’installation de votre officine.

Article écrit par Etienne Gatignol